ادلهٔ الکترونیکی در پروندهٔ حقوقی؛ از پیام تا فایل چگونه نگهداری کنیم؟
پیام و فایل دیجیتال را برای استفادهٔ حقوقی چگونه نگهداری کنیم؟ اصالت، انتساب، نسخهٔ اصلی، فراداده، زمینهٔ مکالمه و مسیر دریافت را ثبت کنید.
اصل الکترونیکی را نگه دارید و نسخهٔ نمایشی بسازید
پیام، ایمیل، فایل صوتی، تصویر، سابقهٔ پرداخت یا سند ثبت‌شده در سامانه میتواند در فهم اختلاف نقش داشته باشد؛ اما «وجود یک تصویر از صفحه» بهتنهایی همهٔ پرسش‌های اثباتی را پاسخ نمی‌دهد. باید معلوم باشد داده از کجا آمده، کامل است یا گزینشی، به چه شخص یا حسابی منتسب می‌شود و آیا از زمان ایجاد تا ارائه تغییر کرده است.
قانون تجارت الکترونیکی در مادهٔ ۱۲ می‌پذیرد که اسناد و ادلهٔ اثبات دعوا ممکن است به صورت داده‌پیام باشند و صرف شکل الکترونیکی، دلیل رد ارزش اثباتی نیست. این حکم به معنی پذیرش خودکار هر فایل یا اسکرینشات به‌عنوان دلیل قطعی نیست؛ انتساب، تمامیت، روش تحصیل و ارتباط آن با موضوع همچنان اهمیت دارد.
اگر پیام در برنامه یا سامانه‌ای است، آن را فقط با عکس بریده‌شده نگه ندارید. تا حد امکان نسخهٔ صادرشده از سامانه، مکالمهٔ کامل، فرستنده و گیرنده، تاریخ و ساعت، پیوستها و اطلاعات قابل مشاهدهٔ حساب را نگه دارید. اسکرینشات برای مرور سریع مفید است، اما باید در کنار منبع اصلی و زمینهٔ کامل قرار گیرد.
نسخهٔ اصلی را ویرایش نکنید، برش نزنید یا روی آن یادداشت نگذارید. برای ارائه یا چاپ، یک کپی کاری بسازید و نسخهٔ اولیه را در محل کنترل‌شده نگه دارید. نام فایل را با تاریخ دریافت و نوع داده ثبت کنید و برای هر تبدیل یا استخراج، یک یادداشت کوتاه دربارهٔ روش انجام‌شده داشته باشید.
زمینه و پیوستگی مکاتبه را حفظ کنید
یک جملهٔ منفرد ممکن است معنای متفاوتی از مکالمهٔ کامل داشته باشد. پیام‌های پیش و پس از آن، موضوع گفت‌وگو، پاسخ طرف مقابل و پیوست‌های ارجاع‌شده را همراه نگه دارید. اگر فایل به پیام خاصی پاسخ می‌دهد، شناسه یا زمان آن پیام را در فهرست مدارک بنویسید.
برای ایمیل، سرآیندها و فایل اصلی را حفظ کنید؛ برای سندهای مشترک یا ابری، سابقهٔ نسخه‌ها یا شناسهٔ دسترسی را تا جایی که مجاز و در دسترس است ثبت کنید. در شبکه‌های اجتماعی، نام حساب، نشانی صفحه، تاریخ مشاهده و روش برداشت را مستند کنید. محتوا ممکن است بعداً حذف یا تغییر کند؛ بنابراین ثبت به‌موقع اهمیت دارد، ولی باید مطابق قانون و بدون دسترسی غیرمجاز باشد.
انتساب، تمامیت و مسیر دریافت را جداگانه بررسی کنید
از خود بپرسید: آیا معلوم است فایل را چه کسی ایجاد یا ارسال کرده؟ آیا انتساب حساب به شخص مورد نظر قابل اثبات است؟ آیا نسخه کامل است؟ آیا تاریخ دستگاه با تاریخ سرویس هماهنگ است؟ آیا شخص دیگری به دستگاه یا حساب دسترسی داشته؟ پاسخ را از روی حدس ننویسید؛ موارد نامعلوم را به‌عنوان نیاز به بررسی فنی یا قرینهٔ تکمیلی مشخص کنید.
اگر اصالت به‌طور جدی محل اختلاف است، نگهداری حرفه‌ای نسخهٔ اصلی و بررسی متخصص میتواند مهم باشد. روش‌های فنی مانند استخراج امن یا اثرانگشت دیجیتال تنها در صورت تناسب، امکان‌پذیری و صلاحیت مجری به کار روند؛ استفادهٔ نمایشی از اصطلاحات فنی جای زنجیرهٔ دریافت مستند را نمی‌گیرد.
داده را به ادعای پرونده وصل کنید
هر فایل را با یک ردیف در خط زمانی و ماتریس ادله پیوند دهید: چه واقعیتی را نشان می‌دهد، کدام بخش آن مهم است، چه محدودیتی دارد و چه مدرک دیگری آن را تقویت یا تضعیف می‌کند. برای نمونه، یک رسید انتقال وجه ممکن است انتقال مبلغ را نشان دهد، اما علت پرداخت یا تسویهٔ کامل را بهتنهایی مشخص نکند.
پیش از ارسال فایل برای موکل دیگر، کارشناس یا مرجع، نام‌ها و اطلاعات غیرمرتبط را بی‌ملاحظه پاک نکنید؛ نسخهٔ اصلی را حفظ و نسخهٔ ارائه را با هدف، تکلیف محرمانگی و قواعد دادرسی تطبیق دهید. هر تغییر لازم در نسخهٔ کاری باید ثبت شود تا اصالت نسخهٔ اولیه محفوظ بماند.
چک‌لیست حفظ مدرک دیجیتال
۱) منبع اصلی داده را شناسایی کنید. ۲) نسخهٔ کامل و پیوستها را حفظ کنید. ۳) تاریخ دریافت و فرد دریافت‌کننده را ثبت نمایید. ۴) از ویرایش نسخهٔ اصلی بپرهیزید. ۵) زمینهٔ مکالمه و پاسخهای مرتبط را نگه دارید. ۶) مسیر استخراج را یادداشت کنید. ۷) محدودیت انتساب یا اصالت را مشخص نمایید. ۸) دسترسی به فایل را محدود کنید.
پرسش‌های پرتکرار
آیا اسکرینشات پیامک بهتنهایی کافی است؟ +
هیچ پاسخ یکسانی برای همهٔ پروندهها وجود ندارد. اسکرینشات میتواند بخشی از مجموعهٔ مدارک باشد؛ نسخهٔ اصلی، زمینه، انتساب شماره و سایر قرائن نیز ممکن است اهمیت داشته باشند.
آیا قانون دادهٔ الکترونیکی را مثل هر سند دیگری می‌پذیرد؟ +
قانون تجارت الکترونیکی صرفاً به دلیل شکل الکترونیکی، ارزش اثباتی داده‌پیام را قابل رد نمی‌داند. شرایط انتساب، تمامیت و اعتبار هر مورد در چارچوب قانون و پرونده بررسی می‌شود.
اگر طرف مقابل پیام را انکار کند چه کنیم؟ +
نسخهٔ اصلی، اطلاعات حساب، پیوستها، پاسخهای متقابل و هر قرینهٔ مستقل را حفظ کنید و اگر لازم شد موضوع را برای بررسی فنی یا قضایی مطرح نمایید. نتیجهٔ انتساب را پیشاپیش قطعی فرض نکنید.
منابع و یادداشت حقوقی
در قانون تجارت الکترونیکی، مواد ۱۲ تا ۱۵ به پذیرش و ارزش اثباتی داده‌پیام و داده‌پیام مطمئن می‌پردازند. اعمال مواد به نوع داده و شرایط مقرر وابسته است؛ پیش از انتشار، متن جاری و اصلاحات احتمالی بررسی شود.
جلسه‌هایتان را به سامانه بسپارید
تقویم شمسی، یادآور پیامکی سه‌مرحله‌ای و بایگانی جست‌وجوپذیر — همه در یک سامانه ساده.
شروع رایگانخدمات آنلاین لایحه‌یار
پیش‌نویس دادخواست و لایحه را حرفه‌ای‌تر آماده کنید
در لایحه‌یار، اطلاعات پرونده را مرحله‌به‌مرحله وارد کنید و پیش‌نویس منسجم‌تری برای بازبینی نهایی خودتان آماده کنید.
ورود به سامانه لایحه‌یار